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kurzeinführung

RM FAQ

Hier finden Sie weitere Antworten zu Records Management.

Records

Records sind geschäfts-, wissens- und/oder historisch relevante Daten, vorliegend als

• unstrukturierte Unterlagen wie Briefe und Emails und
• strukturierte Daten in Fachapplikationen,

auf die gehandelt werden muss (langzeitliche Aufbewahrung, Aussonderung).

Records Management

Records Management (RM) ist die systematische Verwaltung und Bewirtschaftung von geschäfts-, wissens- und historisch relevanter Daten.

Records Management (dt. Aktenführung) stützt sich auf vier Bausteine:

• Organisationsvorschriften
• prozessorientiertes Ordnungssystem
• Bewertungsschema
• Technik

Die Daten werden dabei über den ganzen Lebenszyklus hinweg betrachtet.

• Konzipieren: das Informationsmanagement einer Organisation wird erstellt, bevor die Aktenproduzierenden Daten erstellen.
• Erstellen / Registrieren / Bearbeiten: erhaltene oder neue Dokumente werden am vorgesehenen Ort in ein Dossier abgelegt und weiter bearbeitet.
• Abschliessen: Dossier werden abgeschlossen, Dokumente in archivtauglichen Formaten fixiert.
• Bewirtschaften: die Daten werden genutzt und aktualisiert (=neues Dossier), gemäss den gesetzlichen Fristen aufbewahrt, bewertet und ausgesondert oder langzeitlich archiviert.

Prozessorientiertes Ordnungssystem + Bewertungsschema:

Die Aufgaben (=Prozesse) einer Organisation bilden eine hierarchische Ablagestruktur für die Dokumente.

Ein prozessorientiertes Ordnungssystem:

• macht den Entstehungskontext sichtbar
• ermöglicht einfache Zuordnung und Vererbung von Metadaten für die Beschreibung, Benutzung und Aufbewahrung.

Organisationsvorschriften

• halten die Verantwortlichkeiten und Abläufe fest

Technik

• unterstützt die Abläufe des Records Management

Organisationsprojekt

Die Einführung von Records Management ist vor allem ein organisatorisches Projekt (Change Management). Die Umsetzung erfordert das Einbeziehen aller aktenproduzierenden MitarbeiterInnen.

Mit der Einführung von Records Management muss sichergestellt werden, dass das Projekt in ein Programm überführt wird. Die Massnahmen müssen periodisch überprüft und evtl. angepasst und (neue) MitarbeiterInnen müssen geschult werden.

GEVER

Die Aktenführung ist zentraler Bestandteil von GEVER, der vorgangsgesteuerten, elektronischen GEschäftsVERwaltung.

Weiterführende Informationen zu GEVER unter ISB GEVER http://www.isb.admin.ch/themen/architektur/00078/index.html

eGovernment: GEVER macht Verwaltung eGov-ready

eGovernment =

• Vereinfachung der Abläufe innerhalb der Verwaltung und zwischen Verwaltung und Wirtschaft/Einwohner.
• fähig sein, verschiedene Anforderungen und Systeme zu unterstützen.

Herausforderung sind unterschiedliche Sichtweisen

• Verwaltung: Aufbauorganisation, Ablauforganisation, Ablagestruktur, ...
• Kunde, z.B. Einwohner hat verschiedene Lebenslagen (Anmelden, Heiraten, ...)

Lösungsansätze haben organisatorische und technische Komponenten

• Organisatorisch: Prozesse standardisieren (Inventar der Leistungen eCH0070) > Organisation anpassen (Vertriebsprinzip zu Kundenprinzip)
• Technisch: Schnittstellen bauen (Registerharmonisierung / eCH0039 Dossieraustausch)

Records Management ist Voraussetzung für GEVER

GEVER ermöglicht Dokumenten- und Prozessintegration.

GEVER macht Verwaltung eGov-ready!