records management FAQ

Wir richten uns grundsätzlich nach Ihren Bedürfnissen. Eine zweistufige Vorgehensweise, zuerst die organisatorischen Rahmenbedingungen erarbeiten und RM auf der bestehenden Infrastruktur umzusetzen, um dann in der täglichen Arbeit Anforderung für zusätzliche technische Unterstützung zu ermitteln, hat sich bewährt.

Dies liegt am Projektgegenstand! Sollen die involvierten Menschen, und dies sind meist alle MitarbeiterInnen einer Organisation, den Change mittragen, müssen sie an der geplanten Veränderung beteiligt werden. Eine Herausforderung, mit manchmal ungewissem Ausgang.

Aufgabe des Projektmanagement ist es, die nötigen Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches Umsetzen eines Organisationsprojektes einzufordern. Dies sind vor allem das Commitment von ganz oben einzuholen und die erforderliche Zeit geben zu können.

Und entgegnet werden kann, dass auch IT-Projekte, welche vermeintlich weniger mit den Menschen zu tun haben, oft massiv länger dauern als geplant oder ganz in den Sand gefahren werden.

Für eine Gemeindeverwaltung mit ihren identischen Aufgaben kann der Aufwand pauschalisiert werden. Der Beratungsaufwand für eine verwaltungsweite Einführung von Recordsmanagement in einer kleineren Gemeindeverwaltungen (5 Organisationseinheiten mit 20 MitarbeiterInnen) beträgt ca. CHF 40'000.- Darin nicht enthalten sind der zu leistende Eigenaufwand und die Anschaffung einer eventuell gewünschten technischen Unterstützung. Das Erarbeiten der organisatorischen Rahmenbedingungen für eine RM-Einführung dauert ca. ein Jahr. Der Eigenaufwand an Arbeitszeit beläuft sich auf ca. 30-40 Arbeitstage. Mit den gemeinsam erarbeiteten organisatorischen Vorarbeiten wird Recordsmanagement auf der bestehenden Umgebung (Fileserver, Papierablage) umgesetzt. Mit der Anschaffung einer technischen Fachapplikation (DMS, GEVER-System) kann in einer zweiten Phase des Projekts die Fachapplikation effektiv genutzt werden. Zusätzliche Funktionalitäten (Sitzungsverwaltung, Dossieraustausch, Dossierverwaltung mit Fristenkontrolle, automatisierte Bewertung, Abschluss und Archivierung von Dossier, eGov-Services, ...) bieten in der Aktenführung weitere Effizienzsteigerungen und verbesserte Dienstleistungen.

Für Firmen können erst nach einer Analyse der Organisation und Prozesse Aussagen über ein mögliches Vorgehen gemacht werden. Nach der Voranalyse lassen sich Felder mit einem hohen Handlungsbedarf eruieren und es können Vorschläge für Lösungen mit einem möglichst optimalen Aufwand-Nutzen Verhältnis unterbreitet werden.

Ein FUNKTIONIERENDES Backup (=Recovery Mechanism) garantiert, dass bei einem Hardware Crash innert möglichst kurzer Zeit wieder auf dem möglichst gleichen Stand wie vorher weitergearbeitet werden kann. Gelöschte Daten können mit mehr oder weniger grossem Aufwand wieder aus einem Backup zurück geladen werden.

Nur mit einem FUNKTIONIERENDEN RM werden die Daten aber systematisch verwaltet. Den Aktenproduzierenden ist bekannt, welche Daten zu einem Prozess/Geschäft vorhanden sein müssen (vollständiges Dossier), wie lange die Daten aufzubewahren sind und wer Zugriff darauf hat.

Um ein DMS effektiv und effizient nach den Compliance Anforderungen einsetzen zu können, sind organisatorische Vorarbeiten nötig. Ordnungsstrukturen und Abläufe müssen zusammen mit den Aktenproduzierenden erarbeitet, dokumentiert und geschult werden. Die Antwort ist somit: zuerst RM und dann DMS.

Was ist ein Dokumenten Management System (DMS)?
Ein DMS bietet unterschiedliche Funktionalitäten für die Verwaltung von unstrukturierten Daten.

Was ist ein Recordsmanagement System (RMS) oder ein GEVER-System?
Ein RMS ist im Grunde ein DMS. Das DMS muss dabei die Anforderungen an das Recordsmanagement (authentisch, vollständig, verlässlich, benutzbar (ISO15489) sicherstellen. Das RMS bildet die Prozesse der Organisation in einem hierarchischen Ordnungssystem ab. Die Metadaten sind in einem Bewertungsschema hinterlegt und werden bei der Erstellung von Dossier oder Dokumenten von der übergeordneten Position vererbt. Dies erhöht die Qualität der Aktenführung und vermindert den Erfassungsaufwand.

Die Einführung von Recordsmanagement ist nicht auf digitale Daten begrenzt. Mindestens bis digitale Signaturen in der Organisation bearbeitet werden können, ist ein hybrides nebeneinander von Papier- und digitalen Dokumenten nötig. Mit der Einführung von Recordsmanagement werden aber die Abläufe in der Papier- und digitalen-Welt identisch.

Bei der Organisation liegen die grössten Herausforderungen bei einer Recordsmanagement Einführung. Ohne Commitment der Geschäftsleitung oder der politischen Entscheidungsgremien kann Recordsmanagement nicht umgesetzt werden. Im Projektverlauf werden mangelnde Aufbau- und Ablaufstrukturen sichtbar. Diese gilt es anzusprechen und unter Einbezug aller Beteiligten eine für die gesamte Organisation verbesserte Lösung zu finden. Dieses Vorgehen benötigt Zeit, führt aber zu der nötigen Akzeptanz bei den Betroffenen.

Ein bestehendes Recordsmanagement erleichtert Gemeindefusionen. Mit der Einführung von Recordsmanagement sind die Prozesse (Aufgaben) der Gemeinde aufgenommen und dokumentiert. Ein Angleichen an die Prozesse der zu fusionierenden Gemeinden wird dadurch erleichtert (mapping der Prozesse).

Da die Verwaltung bei einer Fusion von Grund auf erneuert wird, wäre dies der ideale Zeitpunkt die Aktenführung an die Bedürfnisse des Recordsmanagement anzupassen. Fusionen laufen aber meist in einem flinken Tempo ab. Dies hat seine guten Gründe. Ein frühzeitiges Einbeziehen von Informationsspezialisten wäre somit sinnvoll. Wir sind bereit dafür!

Andererseits ermöglicht die digitale Verwaltung auch moderne Lösungen: Aufgaben mehrerer Gemeinden lassen sich einfacher zusammenlegen und die Arbeitsplätze können dezentral an unterschiedlichen Standorten eingerichtet werden. Kleine Gemeinden können so auch ohne Fusion ihren Aufgaben nachkommen. Recordsmanagement und GEVER sei Dank!

80% der Daten in einer Verwaltung liegen als unstrukturiert Daten (Textdokumente, Email, etc.) vor. Diesen Daten gilt bei einer RM Einführung das Hauptaugenmerk. Strukturierte Daten in einer Datenbank, welche über eine Fachapplikation bearbeitet werden, sind durch die Strukturierung einfacher zu finden und zu migrieren. Um ein vollständiges Geschäftsdossier langzeitlich aufbewahren zu können, müssen aber beim Geschäftsabschluss die strukturierten Daten aus der Datenbank in das Dossier überführt werden.

Daten von einem RMS oder Fileserver werden (abhängig vom System) nur schon für das Betrachten auf dem Arbeitsplatzrechner temporär abgelegt. Es muss organisatorisch oder technisch sichergestellt sein, dass diese Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind und spätestens beim Dossierabschluss gelöscht sind.